Organisation d’un événement en entreprise – comment faire ?
L’organisation d’un événement d’entreprise est à la portée de tout le monde à condition d’avoir au préalable anticipé quelques bonnes pratiques pour éviter tous les tracas d’une mauvaise gestion.
Vous pouvez avoir à gérer l’organisation d’un événement pour votre entreprise pour de multiples raisons : anniversaire d’entreprise, pot de fin d’année, changement de marque, évolution de votre société, intégration de nouveaux collaborateurs, etc.
Pour chacune de ces manifestations, l’organisation de votre événement passe incontournablement par un cheminement d’actions et de contrôles qui vont vous permettre de maitriser l’ensemble de votre projet et de vous assurer que vous n’avez rien laisser au hasard. Le succès de votre événement d’entreprise pèse sur vos épaules, pas de panique, nous allons voir ensemble comment vous faire pour l’organiser sans ne rien oublier.
Organiser son événement d’entreprise en quelques étapes
1. Les bases de votre événement
Afin de cerner l’ensemble de votre projet, vous devez d’abord clairement l’identifier.
Quel est le nom de votre événement ? À quelle période doit-il se dérouler ? Allez-vous créer une communication spécifique pour cet événement ? Combien de personnes attendez-vous pour réussir cette manifestation ?
Toutes ces réponses vont vous aider à cimenter les bases de votre organisation d’événement. C’est ce qui va vous permettre d’identifier les moyens dont vous allez avoir besoin et le budget qu’il va falloir lui allouer.
L’organisation d’un événement d’entreprise ne se prépare pas en 5 minutes. Il est primordial de clairement délimiter le périmètre d’actions de votre organisation pour pouvoir prévoir chaque étape de la meilleure des manières.
2. Quels sont les objectifs de votre événement ?
Pour bien gérer l’organisation de votre événement d’entreprise, vous devez au préalable vous demander quel est le but de votre événement ? En fonction de vos attentes, vous allez devoir orchestrer une mise en scène particulière et rythmer les différentes étapes de votre événement. Souhaitez-vous faire plaisir à des clients ou collaborateurs ? Y’a-t-il un message à faire passer ? Quelles sont vos cibles ? Quelles sont vos contraintes ? etc.
Chaque événement doit forcément viser un objectif pour pouvoir mesurer par la suite son impact. C’est ce qui va vous permettre de quantifier votre budget et les moyens à mettre à disposition.
Par exemple, si vous souhaitez mettre sur pied une organisation d’événement d’entreprise où chaque invité reçoit un cadeau souvenir, vous devez obligatoirement devoir pouvoir vous appuyer sur un budget alloué à cette dépense. Un objet pub personnalisé à l’effigie de votre événement est une des clés de la séduction pour vos convives.
3. Quels sont les contraintes pour organiser votre événement d’entreprise ?
Lorsque vous devez gérer l’organisation d’un événement d’entreprise, la principale contrainte à gérer est le temps. À quelle date doit se dérouler votre opération ou votre événement ? De combien de temps disposez-vous ? Est-ce que tous vos prestataires ou partenaires vont pouvoir être réactifs pour ne pas vous faire faux bon ?
Le gestion des timings et la coordination de tous les prestataires sont une des clés de la réussite dans l’organisation d ‘un événement d’entreprise.
Il est vital que tout soit prêt le jour J et que l’enchainement des différentes étapes de votre événement s’effectue à la perfection : accueille des invités, check d’arrivée, distribution d’un cadeau de bienvenue, mise à disposition d’un cocktail de bienvenue, discours – projection – remise de prix ou autre, animations, etc..
Lorsque vous devez gérer l’ensemble de l’organisation d’un événement d’entreprise, vous devez penser à tout et imaginer comment doivent se dérouler chaque étape de votre événement.
4. Laissez-vous guider, votre événement va bien se passer
Si vous avez pensé à tout, vous ne devez normalement n’intervenir que pour minuter les différentes étapes de votre événement. Si tout se passe très vite, c’est que l’organisation de votre événement d’entreprise a bien été préparé. Si vous courrez dans tous les sens, c’est que vous aviez surement oublié quelques étapes clés ou que certains imprévus sont venus vous jouer des tours !
Votre guide d’aide pour l’organisation de votre événement en entreprise
G2Mcom vous propose 2 documents pour vous aider à orchestrer et organiser votre évènement d’entreprise. Ces fiches de briefs sont vos fidèles alliés pour essayer de ne rien oublier et vous permettre de vous poser les bonnes questions.
De quels collaborateurs avez-vous besoin pour organiser votre événement ? Allez-vous pouvoir gérer les délais efficacement ? etc.
Téléchargez gratuitement ces fiches de brief et commencez à préparer votre événement d’entreprise comme un(e) pro !
Mesurez le succès de votre événement d’entreprise
Lorsque vous gérez l’organisation d’un événement d’entreprise, il est important de pouvoir mesurer l’efficacité de votre opération. Car ne l’oublions pas, n’importe quel événement d’entreprise est avant tout une opération de communication !
Vous devez ainsi pouvoir faire un « debrief » de votre événement d’entreprise pour en analyser les succès comme les échecs. C’est le seul moyen pour vous de pouvoir corriger le tir si vous devez à nouveau gérer l’organisation d’un futur événement pour votre entreprise.
Est-ce que les personnes présentes ont été satisfaites ?
Quels souvenirs vont-elles garder de votre événement et de votre entreprise ?
Pourquoi auront-elles envie de vous contacter à l’avenir ?
Ont-elles compris tous les bénéfices qu’elles peuvent tirer en travaillant avec vous ?
Toutes ces réponses n’ont qu’un seul objectif, vous conforter dans les choix que vous avez fait lors de l’organisation de votre événement d’entreprise et vous apporter des pistes dévolution pour votre prochaine organisation.
Comment organiser un événement d’entreprise réussi ?
Nous venons de le voir, la préparation est cruciale pour mettre sur pied un événement d’entreprise et créer une opération dans laquelle tout le monde est séduit ou conquis. Afin de faire la différence avec des objets publicitaires ou des cadeaux d’affaires qui marquent, G2Mcom vous accompagne avec des solutions personnalisables pour que l’organisation de votre événement d’entreprise soit le plus simple pour vous. Nous vous présentons l’étendue de notre offre et de nos solutions et nous vous accompagnons dans la création de cadeaux personnalisés pour vos clients ou vos collaborateurs. Pour vous faciliter la tâche, nous vous livrons sur site à la date de votre choix. C’est un souci de moins à gérer pour vous avec l’assurance de disposer d’objets publicitaires uniques et de qualité.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande. Nous accompagnons des entreprises dans leurs événements d’entreprise tout au long de l’année pour des projets qui réunissent 5-10 ou 2000 personnes à la fois !
